ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
No processo de comunicação contemporâneo, o gerenciamento do conhecimento pode ser definido como:
[...] um conjunto de ferramentas para a automação dos relacionamentos entre informações, usuários e processos. O gerenciamento do conhecimento envolve o processo de obter, gerenciar e compartilhar informações, utilizando-se de tecnologias para alavancar isso de forma corporativa. (ANGELONI, 2002, p. 205)
Assim, denotamos que os fatores comunicacionais estão fundamentados no crescimento das novas tecnologias, as quais deram outra dimensão aos conceitos básicos de tempo, espaço e eficácia. Nesse sentido, a comunicação online cria espaços de convivência, redimensiona hábitos de consumo, circulação de informações e, sobretudo, potencializa relevantes oportunidades fidelizadas e inéditas de negócios para as empresas. Além disso, possibilita aos stakeholders interagirem com essas oportunidades, independentemente do local onde estejam situados ou alocados. É a condução da comunicação constante, indo e vindo, em tempo real entre as pessoas e empresas, facilitando os processos decisórios e de negócios.
Para promover o fluxo das informações e o processo de transformação do conhecimento, é necessário fazermos o delineamento para gerenciar esse fluxo e aplicarmos essas técnicas com sabedoria na arte de gerenciamento de documentos. Isso se torna possível quando analisamos e seguimos os passos contextualizados de:
I- organizar o fluxo informacional desarticulado do foco do negócio.
II- fazer um diagnóstico do que existe.
III- questionar a utilidade da informação, como característica crítica de negativar o fato e inviabilizar a ação e uso do documento.
IV- analisar a periodicidade da informação junto aos clientes envolvidos e a funcionalidade e eficácia do sistema.
V- verificar o trâmite da informação.
Assinale a alternativa CORRETA acerca dos passos referentes ao processo de transformação do conhecimento:
As alternativas II, III e IV estão corretas.
As alternativas III, IV e V estão incorretas.
As alternativas I e III estão corretas.
As alternativas I, II e IV estão corretas.
As alternativas II, IV e V estão corretas.
Leia o texto que segue e faça o que se pede a continuação.
Microfilmagem é o resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos em diferentes graus de redução.
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, por meio da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. É uma metodologia utilizada para a preservação da informação e dos arquivos.
É importante ressaltar que a microfilmagem é mídia amparada por lei (Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996), sendo considerada a tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original e a digitalização da imagem é o processo que permite a conversão de informações documentais em papel ou microfilme para a forma digital, reduzindo o volume do acervo e facilitando o acesso às informações de maneira rápida e eficaz.
Essa tecnologia, agregada à Digital, tornam-se ferramentas imprescindíveis para as instituições, no que se refere à preservação, ao gerenciamento e ao acesso às informações.
Depois da leitura do texto, leia e analise as asserções I e II:
I- A microfilmagem é indicada para organizações que buscam preservar documentos originais por muito tempo e desejam reduzir o espaço físico ocupado por eles, além disso, ela tem vantagens importantes.
PORQUE:
II- A microfilmagem evita a deterioração dos documentos, elimina o risco de perda do acervo, ampliando a durabilidade das imagens que são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.
Depois da leitura e análise das asserções I e II, podemos afirmar que:
As asserções I e II são falsas.
A asserção I é verdadeira, mas a II é uma asserção falsa.
A asserção II é verdadeira, mas a I é uma asserção falsa.
As asserções I e II são verdadeiras, mas a II não é justificativa correta da I.
As asserções I e II são verdadeiras e a II é justificativa correta da I.
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, utilizado no Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, embora considerada de custo elevado para a sua execução.
A Lei 5.433/68, Lei da microfilmagem, permite a atividade e garante a autenticidade do microfilme, dando às imagens o mesmo valor jurídico que o documento original. Essa é uma das vantagens que outras formas de compactação nem sempre permitem às organizações.
Dentre as alternativas de preposições apresentadas a seguir, assinale a aquela que está INCORRETA, no que se refere à microfilmagem de documentos:
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que é o único meio de armazenamento (além do papel) que pode durar até duzentos anos quando bem administrado
A microfilmagem produz microformas, que são as imagens fotográficas dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.
Ao microfilmar livros contábeis, cujo período de guarda legal é de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações.
Microfilmagem é uma técnica de produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem é muito utilizada em bancos pelo baixo custo da instalação e manutenção.
O Software de GED, ou seja, de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, consiste em um sistema de armazenamento, organização e administração de documentos digitalizados. É, sobretudo, um recurso para gerenciamento de informações comum nas organizações empresariais, seja pela tendência da virtualização de processos, seja pelas inúmeras possibilidade e aplicabilidade em diversos segmentos que ele oferece.
Acima de tudo, o GED reúne tecnologias e soluções que permitem que a Gestão Eletrônica dos Documentos, tanto para Arquivos físicos quanto digitais, aconteça, disponibilizando ferramentas que abrangem o gerenciamento dos documentos físicos, digitalizados e microfilmados, com a possibilidade de criar fluxos de trabalho (workflows), a fim de garantir que um processo obedeça a todas as etapas destinadas à execução das tarefas, bem como a efetivação do armazenamento das informações em Nuvem.
Para que tudo isso possa acontecer de maneira fluida, os documentos e seus comprovantes de controle dos processos são manuseados pelas ferramentas de busca (Inter e Intranet) e de integração entre as tecnologias, as quais se baseiam na articulação e utilização de Groupware e Intranet, Workflow, Sistema Cold, dentre outros.
Nesse sentido, de maneira direcionada, o objetivo do uso da ferramenta Groupware é desenvolver a capacidade de dar respostas rápidas e certas aos clientes, internos e externos, a fim de promover a tomada de decisões eficaz, tão necessárias para assegurar as oportunidades que surgem e não podem esperar por soluções demoradas e proteladas.
Esse tipo de agilidade garante maior produtividade dos usuários e informações disponíveis nos lugares certos e na hora exata, promovendo o trabalho em equipe e a tomada de decisão eficaz.
Dentre as alternativas apresentadas abaixo, qual delas NÃO pertence às vantagens do uso do Groupware pelas equipes organizacionais?
Processos de facilidade da comunicação rápida, clara, direta, persuasiva, além da permissão de novas modalidades de comunicação.
Utilização de estratégias de comunicação e tomada de decisão unilateral, repassadas à equipe no modelo unicamente presencial, seguindo ordens e formatos de trabalho de acordo com o estilo de liderança autoritário.
Formação de grupos de interesses, objetivos e metas comuns, fundamentados pela união de múltiplas perspectivas e especialidades dos profissionais.
Promoção na facilidade de solução de problemas em equipe, bem como economia de tempo e custos na coordenação de trabalho em grupo.
Acesso e participação dos integrantes, independentemente de onde estejam no momento da recepção da mensagem.
O conceito de preservação no universo digital, segundo CONWAY (2001), tem assumido três significados: possibilitar o uso de documentos, proteger o item original copiado e manter os objetos digitais.
Para o autor, este último significado é resultado da escolha da forma de armazenamento, da expectativa de vida dos sistemas de formação de imagens digitais e também da preocupação em garantir o acesso ao documento, que se traduz pelo planejamento e ação relacionados:
ao conhecimento da equipe responsável.
à qualidade do software envolvido.
à transposição adequada da informação.
aos recursos financeiros obtidos.
à migração dos arquivos digitais para futuros sistemas.
No Método Ideográfico, a organização dos documentos e dos arquivos é feita pelo Assunto dos documentos. O Método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser Alfabético ou Numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em Dicionário ou Enciclopédico, quando se refere ao caso da divisão alfabética; ou Decimal ou Duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o Método de Arquivamento por Assunto exige do Arquivista a interpretação dos documentos e elevado conhecimento das atividades empresariais desempenhadas pela organização.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um Método Alfabético (proveniente do Método Ideográfico), que poderá obedecer à ordem:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
As alternativas II, III e IV estão corretas.
As alternativas III, IV e V estão incorretas.
As alternativas I e III estão corretas.
As alternativas I, II e IV estão corretas.
As alternativas II, IV e V estão corretas.
Leia o texto que segue e faça o que se pede a continuação.
Microfilmagem é o resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos em diferentes graus de redução.
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, por meio da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. É uma metodologia utilizada para a preservação da informação e dos arquivos.
É importante ressaltar que a microfilmagem é mídia amparada por lei (Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996), sendo considerada a tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original e a digitalização da imagem é o processo que permite a conversão de informações documentais em papel ou microfilme para a forma digital, reduzindo o volume do acervo e facilitando o acesso às informações de maneira rápida e eficaz.
Essa tecnologia, agregada à Digital, tornam-se ferramentas imprescindíveis para as instituições, no que se refere à preservação, ao gerenciamento e ao acesso às informações.
Depois da leitura do texto, leia e analise as asserções I e II:
I- A microfilmagem é indicada para organizações que buscam preservar documentos originais por muito tempo e desejam reduzir o espaço físico ocupado por eles, além disso, ela tem vantagens importantes.
PORQUE:
II- A microfilmagem evita a deterioração dos documentos, elimina o risco de perda do acervo, ampliando a durabilidade das imagens que são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.
Depois da leitura e análise das asserções I e II, podemos afirmar que:
As asserções I e II são falsas.
A asserção I é verdadeira, mas a II é uma asserção falsa.
A asserção II é verdadeira, mas a I é uma asserção falsa.
As asserções I e II são verdadeiras, mas a II não é justificativa correta da I.
As asserções I e II são verdadeiras e a II é justificativa correta da I.
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, utilizado no Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, embora considerada de custo elevado para a sua execução.
A Lei 5.433/68, Lei da microfilmagem, permite a atividade e garante a autenticidade do microfilme, dando às imagens o mesmo valor jurídico que o documento original. Essa é uma das vantagens que outras formas de compactação nem sempre permitem às organizações.
Dentre as alternativas de preposições apresentadas a seguir, assinale a aquela que está INCORRETA, no que se refere à microfilmagem de documentos:
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que é o único meio de armazenamento (além do papel) que pode durar até duzentos anos quando bem administrado
A microfilmagem produz microformas, que são as imagens fotográficas dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.
Ao microfilmar livros contábeis, cujo período de guarda legal é de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações.
Microfilmagem é uma técnica de produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem é muito utilizada em bancos pelo baixo custo da instalação e manutenção.
O Software de GED, ou seja, de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, consiste em um sistema de armazenamento, organização e administração de documentos digitalizados. É, sobretudo, um recurso para gerenciamento de informações comum nas organizações empresariais, seja pela tendência da virtualização de processos, seja pelas inúmeras possibilidade e aplicabilidade em diversos segmentos que ele oferece.
Acima de tudo, o GED reúne tecnologias e soluções que permitem que a Gestão Eletrônica dos Documentos, tanto para Arquivos físicos quanto digitais, aconteça, disponibilizando ferramentas que abrangem o gerenciamento dos documentos físicos, digitalizados e microfilmados, com a possibilidade de criar fluxos de trabalho (workflows), a fim de garantir que um processo obedeça a todas as etapas destinadas à execução das tarefas, bem como a efetivação do armazenamento das informações em Nuvem.
Para que tudo isso possa acontecer de maneira fluida, os documentos e seus comprovantes de controle dos processos são manuseados pelas ferramentas de busca (Inter e Intranet) e de integração entre as tecnologias, as quais se baseiam na articulação e utilização de Groupware e Intranet, Workflow, Sistema Cold, dentre outros.
Nesse sentido, de maneira direcionada, o objetivo do uso da ferramenta Groupware é desenvolver a capacidade de dar respostas rápidas e certas aos clientes, internos e externos, a fim de promover a tomada de decisões eficaz, tão necessárias para assegurar as oportunidades que surgem e não podem esperar por soluções demoradas e proteladas.
Esse tipo de agilidade garante maior produtividade dos usuários e informações disponíveis nos lugares certos e na hora exata, promovendo o trabalho em equipe e a tomada de decisão eficaz.
Dentre as alternativas apresentadas abaixo, qual delas NÃO pertence às vantagens do uso do Groupware pelas equipes organizacionais?
Processos de facilidade da comunicação rápida, clara, direta, persuasiva, além da permissão de novas modalidades de comunicação.
Utilização de estratégias de comunicação e tomada de decisão unilateral, repassadas à equipe no modelo unicamente presencial, seguindo ordens e formatos de trabalho de acordo com o estilo de liderança autoritário.
Formação de grupos de interesses, objetivos e metas comuns, fundamentados pela união de múltiplas perspectivas e especialidades dos profissionais.
Promoção na facilidade de solução de problemas em equipe, bem como economia de tempo e custos na coordenação de trabalho em grupo.
Acesso e participação dos integrantes, independentemente de onde estejam no momento da recepção da mensagem.
O conceito de preservação no universo digital, segundo CONWAY (2001), tem assumido três significados: possibilitar o uso de documentos, proteger o item original copiado e manter os objetos digitais.
Para o autor, este último significado é resultado da escolha da forma de armazenamento, da expectativa de vida dos sistemas de formação de imagens digitais e também da preocupação em garantir o acesso ao documento, que se traduz pelo planejamento e ação relacionados:
ao conhecimento da equipe responsável.
à qualidade do software envolvido.
à transposição adequada da informação.
aos recursos financeiros obtidos.
à migração dos arquivos digitais para futuros sistemas.
No Método Ideográfico, a organização dos documentos e dos arquivos é feita pelo Assunto dos documentos. O Método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser Alfabético ou Numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em Dicionário ou Enciclopédico, quando se refere ao caso da divisão alfabética; ou Decimal ou Duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o Método de Arquivamento por Assunto exige do Arquivista a interpretação dos documentos e elevado conhecimento das atividades empresariais desempenhadas pela organização.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um Método Alfabético (proveniente do Método Ideográfico), que poderá obedecer à ordem:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
As asserções I e II são falsas.
A asserção I é verdadeira, mas a II é uma asserção falsa.
A asserção II é verdadeira, mas a I é uma asserção falsa.
As asserções I e II são verdadeiras, mas a II não é justificativa correta da I.
As asserções I e II são verdadeiras e a II é justificativa correta da I.
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, utilizado no Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, embora considerada de custo elevado para a sua execução.
A Lei 5.433/68, Lei da microfilmagem, permite a atividade e garante a autenticidade do microfilme, dando às imagens o mesmo valor jurídico que o documento original. Essa é uma das vantagens que outras formas de compactação nem sempre permitem às organizações.
Dentre as alternativas de preposições apresentadas a seguir, assinale a aquela que está INCORRETA, no que se refere à microfilmagem de documentos:
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que é o único meio de armazenamento (além do papel) que pode durar até duzentos anos quando bem administrado
A microfilmagem produz microformas, que são as imagens fotográficas dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.
Ao microfilmar livros contábeis, cujo período de guarda legal é de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações.
Microfilmagem é uma técnica de produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem é muito utilizada em bancos pelo baixo custo da instalação e manutenção.
O Software de GED, ou seja, de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, consiste em um sistema de armazenamento, organização e administração de documentos digitalizados. É, sobretudo, um recurso para gerenciamento de informações comum nas organizações empresariais, seja pela tendência da virtualização de processos, seja pelas inúmeras possibilidade e aplicabilidade em diversos segmentos que ele oferece.
Acima de tudo, o GED reúne tecnologias e soluções que permitem que a Gestão Eletrônica dos Documentos, tanto para Arquivos físicos quanto digitais, aconteça, disponibilizando ferramentas que abrangem o gerenciamento dos documentos físicos, digitalizados e microfilmados, com a possibilidade de criar fluxos de trabalho (workflows), a fim de garantir que um processo obedeça a todas as etapas destinadas à execução das tarefas, bem como a efetivação do armazenamento das informações em Nuvem.
Para que tudo isso possa acontecer de maneira fluida, os documentos e seus comprovantes de controle dos processos são manuseados pelas ferramentas de busca (Inter e Intranet) e de integração entre as tecnologias, as quais se baseiam na articulação e utilização de Groupware e Intranet, Workflow, Sistema Cold, dentre outros.
Nesse sentido, de maneira direcionada, o objetivo do uso da ferramenta Groupware é desenvolver a capacidade de dar respostas rápidas e certas aos clientes, internos e externos, a fim de promover a tomada de decisões eficaz, tão necessárias para assegurar as oportunidades que surgem e não podem esperar por soluções demoradas e proteladas.
Esse tipo de agilidade garante maior produtividade dos usuários e informações disponíveis nos lugares certos e na hora exata, promovendo o trabalho em equipe e a tomada de decisão eficaz.
Dentre as alternativas apresentadas abaixo, qual delas NÃO pertence às vantagens do uso do Groupware pelas equipes organizacionais?
Processos de facilidade da comunicação rápida, clara, direta, persuasiva, além da permissão de novas modalidades de comunicação.
Utilização de estratégias de comunicação e tomada de decisão unilateral, repassadas à equipe no modelo unicamente presencial, seguindo ordens e formatos de trabalho de acordo com o estilo de liderança autoritário.
Formação de grupos de interesses, objetivos e metas comuns, fundamentados pela união de múltiplas perspectivas e especialidades dos profissionais.
Promoção na facilidade de solução de problemas em equipe, bem como economia de tempo e custos na coordenação de trabalho em grupo.
Acesso e participação dos integrantes, independentemente de onde estejam no momento da recepção da mensagem.
O conceito de preservação no universo digital, segundo CONWAY (2001), tem assumido três significados: possibilitar o uso de documentos, proteger o item original copiado e manter os objetos digitais.
Para o autor, este último significado é resultado da escolha da forma de armazenamento, da expectativa de vida dos sistemas de formação de imagens digitais e também da preocupação em garantir o acesso ao documento, que se traduz pelo planejamento e ação relacionados:
ao conhecimento da equipe responsável.
à qualidade do software envolvido.
à transposição adequada da informação.
aos recursos financeiros obtidos.
à migração dos arquivos digitais para futuros sistemas.
No Método Ideográfico, a organização dos documentos e dos arquivos é feita pelo Assunto dos documentos. O Método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser Alfabético ou Numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em Dicionário ou Enciclopédico, quando se refere ao caso da divisão alfabética; ou Decimal ou Duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o Método de Arquivamento por Assunto exige do Arquivista a interpretação dos documentos e elevado conhecimento das atividades empresariais desempenhadas pela organização.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um Método Alfabético (proveniente do Método Ideográfico), que poderá obedecer à ordem:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que é o único meio de armazenamento (além do papel) que pode durar até duzentos anos quando bem administrado
A microfilmagem produz microformas, que são as imagens fotográficas dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.
Ao microfilmar livros contábeis, cujo período de guarda legal é de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações.
Microfilmagem é uma técnica de produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem é muito utilizada em bancos pelo baixo custo da instalação e manutenção.
O Software de GED, ou seja, de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, consiste em um sistema de armazenamento, organização e administração de documentos digitalizados. É, sobretudo, um recurso para gerenciamento de informações comum nas organizações empresariais, seja pela tendência da virtualização de processos, seja pelas inúmeras possibilidade e aplicabilidade em diversos segmentos que ele oferece.
Acima de tudo, o GED reúne tecnologias e soluções que permitem que a Gestão Eletrônica dos Documentos, tanto para Arquivos físicos quanto digitais, aconteça, disponibilizando ferramentas que abrangem o gerenciamento dos documentos físicos, digitalizados e microfilmados, com a possibilidade de criar fluxos de trabalho (workflows), a fim de garantir que um processo obedeça a todas as etapas destinadas à execução das tarefas, bem como a efetivação do armazenamento das informações em Nuvem.
Para que tudo isso possa acontecer de maneira fluida, os documentos e seus comprovantes de controle dos processos são manuseados pelas ferramentas de busca (Inter e Intranet) e de integração entre as tecnologias, as quais se baseiam na articulação e utilização de Groupware e Intranet, Workflow, Sistema Cold, dentre outros.
Nesse sentido, de maneira direcionada, o objetivo do uso da ferramenta Groupware é desenvolver a capacidade de dar respostas rápidas e certas aos clientes, internos e externos, a fim de promover a tomada de decisões eficaz, tão necessárias para assegurar as oportunidades que surgem e não podem esperar por soluções demoradas e proteladas.
Esse tipo de agilidade garante maior produtividade dos usuários e informações disponíveis nos lugares certos e na hora exata, promovendo o trabalho em equipe e a tomada de decisão eficaz.
Dentre as alternativas apresentadas abaixo, qual delas NÃO pertence às vantagens do uso do Groupware pelas equipes organizacionais?
Processos de facilidade da comunicação rápida, clara, direta, persuasiva, além da permissão de novas modalidades de comunicação.
Utilização de estratégias de comunicação e tomada de decisão unilateral, repassadas à equipe no modelo unicamente presencial, seguindo ordens e formatos de trabalho de acordo com o estilo de liderança autoritário.
Formação de grupos de interesses, objetivos e metas comuns, fundamentados pela união de múltiplas perspectivas e especialidades dos profissionais.
Promoção na facilidade de solução de problemas em equipe, bem como economia de tempo e custos na coordenação de trabalho em grupo.
Acesso e participação dos integrantes, independentemente de onde estejam no momento da recepção da mensagem.
O conceito de preservação no universo digital, segundo CONWAY (2001), tem assumido três significados: possibilitar o uso de documentos, proteger o item original copiado e manter os objetos digitais.
Para o autor, este último significado é resultado da escolha da forma de armazenamento, da expectativa de vida dos sistemas de formação de imagens digitais e também da preocupação em garantir o acesso ao documento, que se traduz pelo planejamento e ação relacionados:
ao conhecimento da equipe responsável.
à qualidade do software envolvido.
à transposição adequada da informação.
aos recursos financeiros obtidos.
à migração dos arquivos digitais para futuros sistemas.
No Método Ideográfico, a organização dos documentos e dos arquivos é feita pelo Assunto dos documentos. O Método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser Alfabético ou Numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em Dicionário ou Enciclopédico, quando se refere ao caso da divisão alfabética; ou Decimal ou Duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o Método de Arquivamento por Assunto exige do Arquivista a interpretação dos documentos e elevado conhecimento das atividades empresariais desempenhadas pela organização.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um Método Alfabético (proveniente do Método Ideográfico), que poderá obedecer à ordem:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
Processos de facilidade da comunicação rápida, clara, direta, persuasiva, além da permissão de novas modalidades de comunicação.
Utilização de estratégias de comunicação e tomada de decisão unilateral, repassadas à equipe no modelo unicamente presencial, seguindo ordens e formatos de trabalho de acordo com o estilo de liderança autoritário.
Formação de grupos de interesses, objetivos e metas comuns, fundamentados pela união de múltiplas perspectivas e especialidades dos profissionais.
Promoção na facilidade de solução de problemas em equipe, bem como economia de tempo e custos na coordenação de trabalho em grupo.
Acesso e participação dos integrantes, independentemente de onde estejam no momento da recepção da mensagem.
O conceito de preservação no universo digital, segundo CONWAY (2001), tem assumido três significados: possibilitar o uso de documentos, proteger o item original copiado e manter os objetos digitais.
Para o autor, este último significado é resultado da escolha da forma de armazenamento, da expectativa de vida dos sistemas de formação de imagens digitais e também da preocupação em garantir o acesso ao documento, que se traduz pelo planejamento e ação relacionados:
ao conhecimento da equipe responsável.
à qualidade do software envolvido.
à transposição adequada da informação.
aos recursos financeiros obtidos.
à migração dos arquivos digitais para futuros sistemas.
No Método Ideográfico, a organização dos documentos e dos arquivos é feita pelo Assunto dos documentos. O Método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser Alfabético ou Numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em Dicionário ou Enciclopédico, quando se refere ao caso da divisão alfabética; ou Decimal ou Duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o Método de Arquivamento por Assunto exige do Arquivista a interpretação dos documentos e elevado conhecimento das atividades empresariais desempenhadas pela organização.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um Método Alfabético (proveniente do Método Ideográfico), que poderá obedecer à ordem:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
ao conhecimento da equipe responsável.
à qualidade do software envolvido.
à transposição adequada da informação.
aos recursos financeiros obtidos.
à migração dos arquivos digitais para futuros sistemas.
No Método Ideográfico, a organização dos documentos e dos arquivos é feita pelo Assunto dos documentos. O Método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser Alfabético ou Numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em Dicionário ou Enciclopédico, quando se refere ao caso da divisão alfabética; ou Decimal ou Duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o Método de Arquivamento por Assunto exige do Arquivista a interpretação dos documentos e elevado conhecimento das atividades empresariais desempenhadas pela organização.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um Método Alfabético (proveniente do Método Ideográfico), que poderá obedecer à ordem:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
dicionária ou cronológica.
duplex ou decimal.
simples ou decimal.
enciclopédica ou composta.
dicionária ou enciclopédica.
O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos das administrações pública e privada está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação.
Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos.
Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o):
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Inventário sumário.
Tabela de classificação.
Catálogo analítico.
Índice onomástico.
Os Arquivos possuem diversas características diferentes. Considerando-as, podemos estabelecer classificações de acordo com as entidades mantenedoras; estágios de sua evolução; extensão de atuação; natureza dos documentos, já nominadas anteriormente neste capítulo.
Para que o Arquivo de uma empresa cumpra com suas funções e finalidades, com o máximo de eficácia e o mínimo de ônus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação.
Nessa construção de saberes acerca da Arquivística há uma classificação dos documentos com finalidade administrativa, legal, histórica, cultural e que permeia várias divisões.
Assim sendo, qual das alternativas apresenta relação CORRETA acerca da Classificação de documentos e arquivos?
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
Quanto aos Estágios de Evolução ou Frequência: corrente, intermediário, permanente.
Quanto ao Acesso: especializados, ativo, confidencial.
Quanto às Entidades Mantenedoras: privadas, setoriais, especializadas.
Quanto à Natureza do Assunto: inativo, ordinário, público.
Quanto à Natureza: centrais, públicos, intermediários.
O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.
Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.
É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.
Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.
Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo da Informação, de acordo com o Art. 23, da Lei Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Já o Artigo 24 apresenta que “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.
Obs.: “Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção. (§ 1º)”.
A partir dessas definições, a Lei supracitada define prazos dessa vigência da segurança da informação, que podem ser assim seguidos:
a) Ultrassecreta: 15 (quinze) anos; II - Secreta: 10 (dez) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
b) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 05 (cinco) anos; e III - Reservada: 15 (quinze) anos.
c) Ultrassecreta: 18 (dezoito) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
d) Ultrassecreta: 20 (vinte) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 10 (dez) anos.
e) Ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - Secreta: 15 (quinze) anos; e III - Reservada: 5 (cinco) anos.
A alternativa que apresenta corretamente os prazos da vigência é:
Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.
Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.
Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.
Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.
Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.